O Tribunal Regional Federal da 6ª Região (TRF6), por meio da Seção de Gestão Documental (SEGED), concluiu mais um procedimento de descarte de processos judiciais findos que se encontravam arquivados no Arquivo Judicial Centralizado (AJUC).
A SEGED, unidade vinculada à Coordenadoria de Gestão Documental (COGED), é responsável pela destinação final dos processos judiciais findos e pela aplicação das normas de gestão documental ao acervo judicial arquivado no AJUC.
O procedimento de eliminação de documentos no Poder Judiciário é disciplinado pela Resolução n. 324/2020, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), pela Resolução n. 886/2024, do Conselho da Justiça Federal (CJF) e, no âmbito do TRF6, pela Resolução n. 63/2024.
O trabalho de avaliação dos autos findos tem por finalidade determinar o destino dos processos e documentos que já cumpriram sua função institucional e o prazo estabelecido para a guarda intermediária. Após a avaliação, os processos podem ser eliminados ou destinados à guarda permanente. Nesta última situação, passam a integrar o fundo arquivístico histórico do TRF6 e, consequentemente, o Patrimônio Cultural Nacional.
O procedimento contou com a parceria da empresa Santa Maria Comércio de Papel Ltda, responsável pela fragmentação dos processos.
Etapas do Procedimento de Avaliação de Autos Findos
A execução do procedimento de avaliação de autos findos é realizada em múltiplas etapas, iniciando-se pela definição dos parâmetros necessários à identificação dos processos passíveis de descarte e pela geração da respectiva listagem. Os principais parâmetros compreendem a escolha da classe processual a ser trabalhada, a data de corte para fins de cumprimento da temporalidade de guarda e a localização física dos processos.
Obtida a listagem com a identificação dos processos passíveis de eliminação, ela é encaminhada à Seção de Depósito e Arquivo Judicial (SEDAJ), também vinculada à COGED, com o pedido de desarquivamento gradual, mediante solicitação prévia.
Recebidos os processos desarquivados e devidamente registrados em nova localização física, inicia-se a etapa denominada “avaliação casuística”.
Este foi o segundo descarte realizado pelo TRF6 após sua instalação, em 19/08/2022. Foram analisados processos judiciais, em suporte de papel, das classes de Execuções Fiscais, Embargos à Execução e respectivas ações incidentais, que já haviam cumprido os prazos de temporalidade de guarda estabelecidos pelos normativos.
De acordo com as normas de Gestão Documental, deve ser preservada uma amostra estatística da população de autos judiciais destinados à eliminação. Os processos integrantes dessa amostra são integralmente preservados e passam a compor o conjunto de documentos destinados à guarda permanente.
Os normativos determinam que, durante a avaliação dos autos judiciais que já cumpriram o prazo de guarda, deve-se conferir todo o trâmite processual caso a vara não tenha preenchido o formulário “Listagem de Verificação para Baixa Definitiva de Autos” antes do arquivamento definitivo do processo, atestando que todas as decisões e diligências foram cumpridas.
No momento da avaliação, o servidor responsável preenche o formulário “Listagem de Verificação para Eliminação de Autos Findos”, que enumera e reforça os itens a serem analisados para a determinação do destino do processo.
Estando os processos em situação regular para fins de eliminação, procede-se à retirada das peças consideradas de guarda permanente pelos normativos, quais sejam: o inteiro teor de petições iniciais, sentenças, decisões de julgamento parcial de mérito, decisões terminativas, acórdãos e decisões monocráticas em tribunais.
A retirada e o armazenamento das peças de guarda permanente visam à preservação do conjunto de informações relevantes à compreensão do julgado e à garantia do atendimento ao direito do cidadão de obter certidão sobre seus processos judiciais que tenham tramitado no Tribunal. As peças retiradas ficam organizadas em livros de sentença numerados e identificados, com o respectivo registro de localização no sistema processual
Resultado
Após a conclusão dessa etapa, referente a todos os processos identificados na listagem inicial, foi elaborada a listagem definitiva dos processos aptos à eliminação, submetida à autoridade competente para aprovação.
A “análise casuística” resultou em 17.872 processos eliminados, 734 processos destinados à Guarda Amostral (Guarda Permanente), 32 processos com baixa cancelada na distribuição, por diversos motivos, e três processos com pendências, que serão devolvidos às varas.
Esse resultado correspondeu à eliminação de 5,5 toneladas de papel e à desocupação de 102,30 metros lineares de espaço no Arquivo Judicial.
A Destinação Sustentável do Papel
Concluído o trabalho de avaliação, foram elaborados os editais de ciência de eliminação de documentos, em conformidade com a Resolução n. 324/2020, do Conselho Nacional de Justiça (CNJ).
Os editais foram publicados no Diário Oficial da União e na página do Tribunal na Internet, para conhecimento de eventuais partes interessadas, que tiveram o prazo de 45 dias para requerer cópias de peças dos autos judiciais, desentranhamento de documentos ou expedição de certidões.
Terminado o prazo dos editais, os processos e documentos foram submetidos à fragmentação e eliminados, tendo sido expedido o Termo de Eliminação de Documentos.
Por fim, foi dada destinação sustentável ao produto obtido com a fragmentação do papel, mediante doação à Cooperativa Solidária dos Recicladores e Grupos Produtivos do Barreiro e Região (Coopersoli). A iniciativa visa fomentar a economia solidária e a geração de trabalho e renda para os cooperados, que se dedicam à coleta e à seleção de resíduos para reutilização e reciclagem.
